Um erfolgreich zu sein, müssen Teams vor allem psychologische Aspekte berücksichtigen. Der Experte für Projektmanagement, Stefano Mastrogiacomo, hat dazu verblüffend einfache Werkzeuge entwickelt.
Bei Ihren „High-Impact-Tools für Teams“ finden sich erstaunlich viele Inhalte und Hinweise auf Psychologie, Kommunikation und Sprache. Wie kam es dazu?
Das ist das Ergebnis von mehr als 20 Jahren Arbeit in Projekten vor allem im Bereich Innovation. Mein Co-Autor Alex Osterwalder ist der Erfinder des Business Model Canvas, einer Methode zur Entwicklung innovativer und komplexer Geschäftsmodelle und hat in seinem Beratungsunternehmen Strategyzer viele Tools entwickelt, um neue Firmen zu designen und innovative Produkte und Dienstleistungen zu kreieren. Bei unseren Diskussionen haben wir dann realisiert, dass da noch etwas Wichtiges fehlt, nämlich wie ein Team selbst mit diesen Tools besser arbeiten kann, in einem besseren Klima und mit besseren Konditionen. Das Ziel des Buches ist es daher, den Fokus stärker auf die menschliche Seite zu setzen. Innovationen entstehen durch Menschen. Deshalb haben wir ein Set von Tools entwickelt, um diese Facette des Innovationsprozesses zu verbessern.
Da geht es zum Beispiel um Psycholinguistik, gewaltfreie Kommunikation oder psychologische Sicherheit. Wie sind Sie denn auf diese Konzepte gekommen?
Ehrlich gesagt ist das auch ein Stück meiner persönlichen Reise. Ich habe lange Zeit digitale Projekte in Finanzinstituten geleitet. Nach 15 Jahren Praxis bin ich zurück an die Uni, um wieder zu forschen. Begonnen habe ich mit der Analyse, warum so viele Projekte scheitern. Dabei stellt man immer Warum-Fragen: Warum wir hatten nicht genug Ressourcen oder zu wenig Unterstützung vom Topmanagement? Warum war der Sponsor nicht an Bord? Und als wir dann wie ein Kind immer weiter Warum-Fragen gestellt haben, kamen wir letzten Endes auf zwei wichtige Faktoren: das gegenseitige Verständnis – also das Alignment im Team – und das Klima, in dem das Team arbeitet. Für mich war das total überraschend. Ich habe einen Wirtschaftsabschluss und bin Softwareingenieur, aber letztlich geht es um die Psychologie im Team.
Projekte scheitern also oft an psychologischen Faktoren?
Ja, die Schlüsselfaktoren für Erfolg oder Misserfolg sind psychologischer Natur. Die wesentlichen Elemente sind einmal Kommunikation und Sprache sowie Vertrauen und psychologische Sicherheit. Das sind die beiden wichtigsten Säulen. Also haben wir uns die näher angeschaut. Dabei war es nicht unser Job, neue Konzepte zu erfinden, sondern wir haben sie uns nur ausgeliehen von der Psycholinguistik, Anthropologie oder Sozialpsychologe. Unsere Kompetenz liegt darin, einfache Werkzeuge zu entwickeln, mit denen die Menschen arbeiten können, um innovativer zu werden. Daher haben wir Konzepte aus anderen Disziplinen in die Praxis des Teammanagements übertragen, sie neu designt und getestet. Der gesamte Prozess hat letztlich zehn Jahre gedauert.
Aber viele Teams scheitern doch nicht an psychologischen Aspekten, sondern daran, dass sie eben nicht genug Ressourcen haben oder die Unterstützung von oben fehlt.
Beim Scheitern von Projekten wird oftmals die Ursache mit der Wirkung verwechselt. Wenn nicht genug Ressourcen vorhanden waren, ist das nicht die Ursache, sondern das Symptom eines fehlenden Team Allignments. Als Team muss ich mir vorher klar darüber sein, welche Ressourcen ich brauche. Und wenn ich die nicht habe, sollte ich mit dem Projekt überhaupt nicht anfangen. Ein Team braucht daher erst einmal ein gemeinsames Verständnis.
Was bedeutet das konkret?
Wir nehmen immer an, dass andere uns verstehen, aber das ist nur unser Wunschdenken. Wir glauben, dass die anderen erraten, was wir sagen und denken. Aber das stimmt nicht und so entstehen viele Koordinierungsprobleme. Also haben wir überlegt, was wir tun können, um mehr gegenseitiges Verständnis zu erreichen und was die Kernelemente dafür sind. So ist dann die Team Alignement Map entstanden. Sie besteht aus vier Elementen: Was wollen wir konkret gemeinsam erreichen? Wer tut was mit wem? Welche Ressourcen benötigen wir? Und was könnte uns am Erfolg hindern? Mit diesem Werkzeug bekommt jedes Teammitglied die Informationen, die es braucht, um zu wissen, wann es ein gutes Mitglied des Teams ist und zum Erfolg des Projekts beiträgt. Das erspart es, sich jeden Tag neu überlegen zu müssen, was man tun soll und auf was oder wen man Rücksicht nehmen sollte. Denn das kostet viel Energie und Zeit. So sind alle auf dem gleichen Stand. Alle verstehen, was sie tun müssen, aber auch, was die anderen tun und dass sie sich alle gegenseitig brauchen.
Diese vier Punkte reichen, um erfolgreich zu sein?
Die gute News ist, dass sich die Teammitglieder nur bei diesen vier Variablen einig sein müssen, um einen guten Job zu machen. Sie müssen zusammen über diese Punkte reden und sie klären. Wenn das fehlt, geht jeder von anderen Vermutungen aus und glaubt, der andere ist mit seinen Zielen oder Aktivitäten einverstanden, was aber nicht immer der Fall ist. So entstehen im Laufe des Projekts immer mehr Konflikte und Probleme. Die Team Alignment Map sorgt für eine bessere Koordination und damit wird das Team effizienter. Das ist gerade bei Innovationen sehr wichtig. Da ändern sich die Informationen ständig und es gibt viel Unsicherheit. Man muss sich daher oft wieder neu abstimmen, wie man weitermacht. Mit diesem Werkzeug geht das einfach und schnell.
Als zweiten wichtigen Faktor haben sie das Klima im Team genannt.
Es hat eine Weile gedauert, bis wir verstanden hatten, dass ein Team einfach innovativer ist, wenn es ein gutes Arbeitsklima gi…
Bärbel Schwertfeger ist Diplom-Psychologin, seit 1985 freie Journalistin und Chefredakteurin von WIRTSCHAFTSPSYCHOLOGIE HEUTE.